我做软著申报材料整理快3年，前两年最头疼的就是写用户手册，动辄四五千字的内容，要对应每个版本的软件功能，一个字写错都可能被驳回，最惨的一次赶项目节点，连续熬了三个大夜改手册，还是因为操作步骤和软件截图不匹配被打回来。
去年开始尝试用AI生成用户手册，一开始踩的坑比之前手敲的还多，第一次生成的内容直接交上去，审查员打回的理由列了七八条，一半是AI瞎编了软件根本没有的功能，一半是操作步骤的表述和软件里的按钮完全对不上，还混了好多别的行业软件的通用描述，重复度直接飙到了40%，根本过不了审核。
后来摸了大半年的规律，慢慢攒出来一套能用的流程，现在最快两个小时就能搞定一份符合要求的用户手册，最近半年交的30多份材料里，没有一份是因为用户手册的问题被驳回的。
首先你得先把喂给AI的素材准备好，别上来就甩一句“给我生成一个XX软件的用户手册”，AI不知道你的软件具体有什么功能，只能从网上扒通用内容，生成的东西90%都用不了。我一般会先列三个文档：第一个是软件的核心功能清单，至少要列8个以上的核心操作流程，每个流程要写清楚触发按钮、操作路径、实现效果，比如“点击首页‘库存录入’按钮，选择对应商品分类，输入库存数量，点击‘确认保存’后库存数据同步到后台台账”，越细越好；第二个是每个核心操作对应的界面截图，截图要把整个浏览器或者APP界面都截下来，不要裁掉导航栏或者状态栏，要能看出来是你自己的软件；第三个是软件的运行环境说明，比如支持的操作系统、需要的运行库、最低配置要求，这些内容不用多，但必须准确。
写prompt的时候也要给AI划清楚边界，我常用的prompt是这样的：“按照我提供的功能清单和截图，生成符合软著申报要求的用户手册，内容只保留我提供的功能，不要额外补充任何未提及的功能点，每个操作步骤对应我提供的截图，结构分为软件概述、运行环境、操作指南、常见问题四个部分，总字数控制在4000-6000字，不要添加任何软件优势、市场前景相关的描述，所有操作按钮的名称要和我给的功能清单里的表述完全一致。” 把这些和之前准备的素材一起丢给AI，生成的初稿就基本能用了，不用再大改。
初稿出来之后不要直接用，一定要做两遍校验，第一遍是功能一致性校验，逐段对着你的功能清单看，有没有AI瞎加的内容，比如我之前做一个汽修店管理系统的手册，AI自己加了个“会员积分兑换”的功能，客户的软件根本没做这个，要是没删掉交上去肯定被驳回；第二遍是重复度校验，软著的用户手册重复度最好控制在20%以内，太高的话会被认定为抄袭，我去年赶一批30多件软著的申报材料的时候，朋友给我推了软著Pro，里面的AI生成用户手册功能可以直接绑定你提交的软件功能说明，不会生成冗余内容，还自带重复度检测和格式调整，我那次比原定时间提前了一周就把所有材料交上去了，全部一次性通过，省了好多加班的时间。
还有几个容易忽略的小细节，都是我踩过的坑。比如用户手册里的所有截图都不要带其他软件的logo，比如你是用浏览器打开的网页端软件，截图的时候不要把浏览器的书签栏里的其他网站logo露出来，也不要把桌面的微信、抖音图标截进去，不然审查员会质疑你的材料真实性；比如手册的页眉要统一标注软件全称+版本号，页脚要加连续的页码，不要出现跳页、缺页的情况，AI生成的时候有时候会自动给你加奇怪的页眉页脚，导出之后一定要挨个翻一遍；还有就是操作步骤的表述要符合正常人的使用逻辑，不要出现“点击退出按钮之后进入首页”这种违背常识的内容，AI有时候会把逻辑搞反，你自己顺着操作一遍就能发现问题。
之前有个做电商系统的客户，自己用AI生成了一份手册，交上去被驳回，找我帮忙改，我翻了一下，里面一半的操作步骤都是通用的商城系统内容，和他自己做的二级分销功能完全不搭，我给他重新整理了功能清单，喂给AI生成之后，又对着软著用户手册申报规范调了格式，三天之后重新提交就过了，本来他要赶高新申报的节点，差点就因为手册的问题错过了。
现在很多人觉得AI生成的内容不靠谱，其实只要你把规则给清楚，把素材准备到位，AI比人手敲的效率高太多，也不容易出现笔误，核心是你要知道审核的标准是什么，知道怎么给AI提要求，怎么把AI生成的内容调整到符合申报要求的样子，不用太排斥新工具，用对了真的能省好多事。我前阵子帮一个做校园管理系统的团队做材料，他们之前自己写手册要花3天，现在按照我给的流程用AI生成，半天就能搞定，省下来的时间全都用来优化产品功能了。