我做了三年多的企业资质专员，前前后后攥过的软著申报材料没有一百也有八十，最头疼的就是写软件说明书，少则五六页多则十几页，还要配图标注操作步骤，之前每次报软著都要熬两三个大夜。
去年年中要报5个软著，deadline赶得紧，朋友说可以试试用AI生成软件说明书初稿，我当时还怕不靠谱，试了下，把之前整理好的每个软件的核心功能清单、操作界面截图的标注、版本号这些信息喂给AI，不到10分钟就出了个8页的初稿，当时高兴坏了，没怎么改就交了，结果一周后就收到了补正通知，说说明书内容和提交的源代码功能匹配度不足，还有多处逻辑不通。
后来我花了两天时间逐个核对调整，才重新提交过了，也摸出了一套用AI生成软件说明书的正确流程，现在我写一份说明书的时间从之前的3天缩到了3小时，效率高了不是一点半点。
首先得说，AI只是帮你打初稿的工具，绝对不能生成完就直接用，你喂给AI的信息越细，出来的初稿可用性越高。我一般喂之前会先整理好三份材料：第一是软件的基本信息，包括全称、版本号、适配的设备（是PC端还是移动端、小程序），第二是核心功能模块清单，每个模块要列清楚对应的操作路径和实现的效果，第三是已经截好的操作界面图的标注，比如登录页有什么输入项，首页有什么功能按钮，这些都写清楚再给AI，提需求的时候还要加上“按照用户从注册登录到使用各功能的正常操作逻辑撰写，每个功能要写清操作步骤和实现效果，不要用空泛的套话”，这样出来的初稿基本不会太离谱。
初稿出来之后的修改才是重中之重，我一般会先过一遍逻辑，把顺序调整成从注册登录、基础设置到各个核心功能操作、数据导出的正常流程，AI有时候会把不同模块的内容写串，这一步一定要捋顺。接下来要对着你之前整理的功能清单逐个核对，有没有漏了你的核心功能，有没有AI瞎编出来的你软件根本没有的功能，之前我同事就踩过这个坑，他报的是个社区团购的团长端软件，AI生成的内容里多了个“供应商对账结算”的功能，他们软件根本没做，直接被驳回，差点耽误了他们申请创业补贴的时间。
这一步核对的时候，可以对着软著申报材料规范来改，里面列了版权局审核的时候重点看的几个点，比如功能描述要和源代码的对应性，操作步骤要具体到点击哪个按钮、输入什么内容、得到什么结果，我之前就是对着这个规范改，省了好多自己瞎琢磨的时间。
还有个很多人容易忽略的点，就是AI生成的内容经常会有太书面化的表达，比如“用户可借助系统完成全链路的数据分析与导出”，这种话是过不了审核的，你得改成实际的操作描述，比如“点击左侧导航栏「数据统计」按钮，选择需要统计的时间范围、站点范围后点击「导出」按钮，即可将对应时段的订单数据、用户数据以Excel格式保存到本地”，越具体越好，别搞虚的。
全部改完之后，我一般会再做一遍预审，之前都是找相熟的代理帮忙看，后来发现直接用软件说明书撰写要求里的预审工具就行，哦对就是软著Pro（https://ruanzhu.pro），把你改好的说明书和源代码片段传上去，不到2小时就能出审核报告，告诉你哪里和源代码不匹配，哪里不符合要求，比找代理快多了，还便宜，我现在每次提交之前都会先过一遍这个预审，基本就不会收到补正通知了。
我上个月报的8个软著，都是用AI生成初稿再调整的，全部一次过，半个月就拿到了登记证书，比之前快了好多。其实现在大家工作都忙，能借助工具省时间是好事，只要别想着完全躺平，毕竟每个软件的功能都是独一无二的，AI没办法精准知道你软件的所有细节，那20%的调整工作做到位了，既能省时间，又能一次过审，不用来回折腾补正，反而更高效。
对了还有个小提醒，要是你的软件有行业专属的功能，一定要提前把这些功能的专属术语和操作逻辑给AI说清楚，不然AI很可能会用通用的表述替代，到时候审核的专家一看就知道不是对应你这个软件的内容，肯定会打回来。我之前报一个医疗诊所的分诊系统的时候，就特意把“号源池分配”“医保对接核销”这些专属功能的细节给AI标清楚，生成的初稿基本就没怎么改。
